张家界市爱心联盟工作管理制度

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发表于 2013-7-7 23:16:30 | 显示全部楼层 |阅读模式
张家界市爱心联盟工作管理制度

第一条 总则
一、为了加强张家界市爱心联盟规范化、制度化管理,优化本联盟内部运作模式,提高各部门运作效率,更好的服务于社会,为我国的爱心事业贡献一份力量。根据我国的相关法律法规,依据《张家界市爱心联盟章程》,结合爱心联盟实际情况制定本制度。
二、本制度适用于张家界市爱心联盟。
三、爱心联盟各机构、各部、会员、会员单位、义工、参与爱心联盟活动和开展工作的爱心人士,必须遵守本制度。

第二条 组织结构及职责
一、张家界市爱心联盟主要组织机构为理事会和监事会,理事会下设秘书处,秘书处管驻外机构(爱心联盟驻长沙联络处)和六大部门(助学部、社会公益部、对外宣传联络部、会员服务部、财务物资部、网站管理部)。驻外机构和各部门为爱心联盟日常工作的主要执行部门。为使日常工作有序开展,现明确各机构工作职责。

1、理事会
    职责:执行会员大会(或会员代表大会)的决议;选举和罢免会长、副会长;筹备召开会员大会(或会员代表大会);向会员大会(或会员代表大会)报告工作和财务状况;决定会员和会员单位的吸收或除名;决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构;决定各机构主要负责人的聘任;领导爱心联盟各机构开展工作;制定内部管理制度;决定其他重大事项。
2、监事会
    职责:监督爱心联盟财务制度的执行;督促各部门的日常工作
监督理事会的覆职情况,向理事会提出工作建议

3、秘书处
    职责协调各部门开展日常工作管理爱心联盟的各类档案资料。
4、联络处
    职责:负责在驻在地通过各种方式或组织各种活动宣传爱心联盟,募集爱心资金,联络爱心团队和爱心企事业单位来张家界开展爱心活动负责组织驻在地会员、爱心人士、爱心企业
开展各种形式的爱心活动和
联谊交流

5、助学部
     职责:主要负责爱心联盟的助学工作;组织和协调
开展各类助学活动,安排和实施
贫困学生的资料收集、审核和管理;资助人的信息管理;助学款的
归集
发放
等工作
根据调查审核结果及时
贫困学生资料
,收集整合捐助资源,将已有和潜在的资助意向与掌握的贫困学生资源进行有效对接,使需要得到帮助的学生尽可能得到帮助,并利用有效渠道及时收集
受助学生
学习和生活
动态
情况
适时更新受助学生资料并同步向资助人
反馈

6、社会公益部
   职责:
负责环保、社区
、残障及其它弱势群体关怀等类别的社会公益活动的策划,组织和实施
负责
义工的招募
、培训
管理,建立义工及公益活动档案
;组织义工联谊活动。

7、对外宣传联络部
   职责:
各类活动的跟踪采访与报道;相关图片、视频、文字资料、报刊杂志等宣传文件的整理;负责
爱盟的对外宣传、联络工作,与各类媒体建立良好的合作关系,发掘整合社会资源与力量参与和
支持爱心联盟的
工作、
活动;监督和核查宣传维权行为;组织策划各种宣传活动;协助建立和管理网站、论坛、其它论坛分版块、QQ群、微博
各类宣传平台。

8、会员服务部
    职责:会员和会员单位的招募和资料管理;组织会员联谊活动;向会员发布各类爱心信息和公告;收集会员对爱心联盟的建议并及时反馈;维护会员的权益。
9、财务物资部
   
职责:
及时处理、记录爱盟在工作和活动中产生的帐务和物资发生及变动情况,
严格执行爱心联盟的财务制度;
及时编制财务报表,建立物资接收和使用登记表,
定期在网站、论坛公布。
10、网站管理部
   
职责:网站和论坛以及其它论坛分版块的建设、管理及维护;
向理事会提交论坛各级版主及版块调整安排建议,
组织
和实施旨在
提高论坛人气的相关活动;及时反馈网友对爱心联盟提出的咨询、建议、与批评。


、管理人员离开张家界市区三天以上的或因个人原因暂时不能参与或主持爱盟工作的,要告知上级管理人员,并在爱盟论坛上发布请假贴。

三、各机构、各部门和责任人要履行好自己的职责。不得利用工作职责或与服务对象的关系来作非法、欺骗或谋求私利的行为不得将自己的权限随便转交给他人,不得将具有爱盟权限的ID、QQ密码、微博密码等提供给他人使用或与他人共享
、管理人员要爱岗敬业,在工作上要细心、主动、创新、勤劳,要互相理解、互相支持。


第三条 会员、会员单位、义工管理
一、会员、会员单位、义工均属爱盟志愿者,无偿为爱盟付出。会员、会员单位由会员服务部管理,义工由社会公益部管理。
二、加入爱盟会员、会员单位、义工须在爱盟授权的指定代办点办理,必须按照《张家界市爱心联盟会员入会细则》、《张家界市爱心联盟会员单位入会细则》和《张家界市爱心联盟义工入会细则》入会。并认真详细填写入会申请登记表,字迹要工整,所有项目必须详细填写。不符合条件和不按要求办理的不批准加入。
三、代办点的负责人需在每个月初将前一个月的会员资料、会员单位资料和义工资料交给相关部门汇总并由相关部门对新加入的会员资料、会员单位资料和义工资料进行审核,审核通过后,要以相关部门的名义在论坛“新人报道版块里面公布新加入会员、会员单位和义工的名单。
四、会费收费标准:会员为每年50元起,学生会员每年25元起,会员单位为每年2000元起,义工不需要交纳会费。会员必须积极交纳会费,会费由会员服务部、财务物资部共同收取具体事项如下:
1、会费收取时间为每年1月至4月;
2、续交会员费的会员为每年12月31日之前加入的会员
3、会费不设上限,可以多交,提前交纳以后年度的会费;
4、会费交纳的方式可在各代办点办理或通过银行汇款的方式交纳。各分站的负责人需在每个月初将前一个月的会费转交给会员服务部,由会员服务部以部门名义在论坛公布交费名单,并及时将会员费转交到财务部

五、会员、会员单位、义工之间要互相团结,互相合作,互相交流,勇于接受批评和自我批评并作出改善。 坦诚提出对爱盟的意见或建议,
及时向爱盟反馈有价值的
信息,积极参与团队建设,努力完成爱盟交办的工作,竭力维护集体荣誉。

六、会员、会员单位、义工之间和睦相处,如发生个人或团队纠纷仅限在爱盟内部解决,不得泄露于爱盟之外的其它任何个人或组织,造成不良后果的由其泄露者负责
七、
会员、会员单位、义工要注意自身形象,维护爱盟名义和利益。
在以会员或义工的身份参与由爱心联盟组织的各类活动过程中必须遵守爱盟的相关规章,服从活动组织者的统一管理,活动期间
不得与他人发生矛盾
冲突

八、会员、会员单位、义工之间要加强交流,会员服务部和社会公益部每年至少要组织三次大型的会员、义工联谊活动。
九、会员、会员单位、义工退出爱心联盟需向会员服务部和社会公益部提出申请待审批后方可退出,并交回会员证、会员单位牌匾或义工证。会员、会员单位如果超过一年不交纳会费,视为自动退出爱心联盟。
十、
会员、会员单位、义工和社会各界爱心人士在参加爱心联盟所组织的各项活动中形成的图片、影像、文字等资料要保存原稿
,应无保留地
提供给秘书处存档,并无偿提供给爱心联盟使用,不主张版权和肖像权。

第四条 活动管理
一、组织爱心联盟活动要遵守我国的相关法律法规和《张家界市爱心联盟章程》等规章制度。
爱心联盟各部门要积极
组织、
开展包括宣传、联谊、交流
等内容的
活动。
二、爱心联盟各机构、各部、会员、会员单位、义工以爱盟的名义组织和协调爱心活动,根据活动类型必须向相关部门部长汇报,由部长向主管副会长汇报,经得批准后,方可执行活动。任何个人和团队不得以爱盟名义组织与爱盟或爱心公益事业无关的活动。
三、爱盟管理人员组织和协调爱心活动,需以爱盟名义组织,不得以个人名义进行。
四、举办活动应拟定活动方案,同时做好统筹安排和明确分工,做好活动预算等准备工作,确定参与人员和车辆,按照活动的方案有序执行,认真执行,从而达到有效成果和目的。活动中要做好活动记录,活动结束后,两天之内发布活动新闻稿、活动图片或视频,做好活动的总结和宣传。
五、
参加活动要提前报名,要按活动规定的时间集合、出发,任何人不得迟到,过时不候,如报名后
因故
不能参加的需提前一天向活动负责人
告知
六、任何参与爱盟活动的人员必须签到,且要服从活动组织者的管理和安排,认真完成交代的工作。
七、在爱心活动中任何人都不能接受受助方和所在学校、政府机构的钱物、礼品和吃请。
八、走访调查贫困对象,只是了解和收集贫困信息,一定要认真询问和了解,详细填写调查表,调查结束后,由爱心调查小组商议决定是否给予帮助,符合帮助条件的,然后将信息对外公布,寻求社会各界给予帮助。走访期间,任何个人都不能代表爱心联盟向受访者承诺资助或捐赠事项。
九、助学款都要由爱心联盟组织人员亲自送到受助学生手中。在送助学款活动中,要与受助学生、在校老师进行座谈,相互交流,详细了解受助学生学习、生活和家庭情况。发放助学款时,由初次参加爱盟活动的新人发放,如果需要在多所学校发放助学款,要让爱心小组成员轮流参与。发放助学款后,受助学生需在发放助学款的名单上签字,并现场协助受助学生与资助人通电话,互相交流。
十、爱心企业与爱心联盟合作开展活动,应签订合作协议。清楚的规定双方的权利和义务,合同的签订由秘书长、副会长或会长签订,活动执行部门负责人陪同签订。
十一、活动结束后,两天之内要在爱心联盟网站和论坛发布活动报道帖,活动报道帖根据各小组的报道帖而汇总,要以文字和图片的形式出现。报道帖不能以自述的格式出现,要突出活动的时间、地点、参与人数、参与单位或团队、活动主要内容、活动目的等。
十二、
活动负责人要有责任感,分工明确,要向活动参与者交代相关活动事项,
认真组织实施
,确保活动圆满完成。未经活动负责人批准,无特殊原因,中途不得中断活动。
十三、各部门在论坛上发布活动召集帖和公告需以部门ID发布,重大活动和公告需以“爱心联盟”ID发布。活动报道帖可以以个人名义发布。
十四、活动帖子中禁止出现主题重复、不道德、不雅观、不文明、与主题无关的文字、图片和视频。
十五、
在爱心联盟的活动中要
安排
使用会旗、
参与活动人员需佩戴
会员证、义工证、帽子、袖
、工作服等带有爱心联盟标志的
标识物。以上标识物
不得在与爱心联盟无关的活动中使用及谋求私利。
十六、在参与爱心联盟组织的活动期间,任何个人发生意外事故,或者和他人发生与活动无关的法律纠纷的,由其自行承担相应责任,爱心联盟应当及时进行义务救助,或者出面进行协调,其间涉及个人正当权利的,爱心联盟有义务协助其主张权力


第五条 财务管理
一、爱心联盟的财务由财务物资部管理,监事会监督。
二、开展财务工作,必须遵守《张家界市爱心联盟财务管理制度》和我国的相关法律法规。
三、办理与财务或物资有关的事务(如:财务报账、开收款收据、开捐款证明、送助学款等),签字都必须签真实姓名,如有网名,在括号中说明
四、
财务人员工作要细心、认真,要勇于创新,以身作则,严格执行,加强财务管理,若发现弄虚作假等违法乱纪行为,应拒绝执行,并及时
向主管会长反映情况。
五、爱心联盟的所有收入和支出要详细登记,并及时对外公布,接受政府主管单位、审计部门和社会各界的监督。


第六条 物资管理
一、爱心联盟的物资包括捐赠的物资、爱心联盟的办公用品等,由财务物资部管理,监事会监督。
二、捐赠物资主要由社会直接捐赠和捐款后委托爱心联盟购买。爱心联盟接受的捐赠物资不管新旧,但是必须卫生、环保、安全、实用。
三、按照国家规定,不接受旧的衣物、棉被、鞋子等布料用品。不接受法人或者其他组织捐赠生产经营需用的主要固定资产、持有的债权、国家特准储备物资、受托代管财产、已设置担保物权的财产、权属关系不清的财产,或者变质、残损、过期报废、危险的商品以及其它违法物资
四、对于社会捐赠的物资要检查是否合格,认真整理和分类,仔细盘点做好登记,并及时在论坛上发布捐赠信息(包括:捐赠人、时间、物资名称、数量、用途、估价等)并好好保存在爱心联盟的仓库,注意防火、防潮、防鼠、防盗。
五、对于没有指定捐赠用途、不适合受助者使用或比较多的物资,爱心联盟有权对物资进行义卖。
六、在活动中如需发放捐赠物资,由活动负责人向财务物资部申请,并派专人领用,并填写物资领用登记表。由活动组织部门在论坛的“活动公告”版块里面发布活动信息和物资捐赠信息。
七、采购物资,1000元以上,需由两人同时经手。
八、直接捐赠物资的,不能向捐赠人开据捐款收据,只开据物资捐赠收据并写明捐赠人、时间、物资名称、数量、用途、估价等信息。
九、爱心联盟的办公用品来源主要由社会捐赠和办公经费购置。由秘书处统一管理。各部门根据工作需要,如需购买办公用品,需向秘书处提出申请,然后由秘书处统一购置,财务物资部负责协调和监督。购买办公用品需实用和节俭,购买办公物资需要经秘书长批准,大额资金购置,需经主管财务的副会长或会长批准


十、财务物资部要做好办公用品的验收登记。各部所需办公物资的领用,应指定专人负责,领取物资时须填写领用单。
十一、因工作需要,要向外界借用办公品,必须经活动负责人批准,贵重物品需经会长批准,办理登记借出手续归还借用物品要及时,归还前须验明完好无缺。
十二、办公用用品(如会旗、衣服、帽子、袖章、工作服装等)非一次性用品,借出时需专人登记、分发、回收。
十三、捐赠的物资、办公用品均属爱心联盟固有资产,任何人不得移作他用私用或变卖要认真爱惜,好好保存,如有人为的故意损坏,由肇事者原价赔偿。

十四、如有报废的物资需经财务物资部部长审核,并经主管财务物资部的副会长或会长批准,方可处理。


第七条 募捐管理
一、开展募捐工作要结合张家界市民政局的的相关规定,遵守《中华人民共和国公益事业捐赠法》和《湖南省募捐管理条例》等法律法规。
二、
开展募捐活动前要拟定活动方案,报会长、副会长、秘书长讨论通过,然后
请市民政局审批,审批通过后,需在爱心联盟网站或论坛上发布活动方案,并
城管
公安居委会
等相关单位
进行场地申报,妥当后
方可开展活动。

三、募捐活动结束后,需现场清点募集捐款和物资。清点募集的捐款和物资需由三人或三人以上人员经手,如有合作单位或爱心人士参与活动,应邀请其参加清点工作。清点结束后要详细填写募捐清单,经手人要签字,财务人员要签字确认,签字时要用真实姓名,如有网名,在括号中说明。
四、
募集的捐款和物资要专款专用。募集的捐款要及时存入爱心联盟账户,物资要存入爱心联盟仓库。需要现场或近期捐给受助者
不入库保管
的,要在大家的见证和参与下进行。

五、募捐箱均为透明的,带有爱心联盟标志或名称。未经爱心联盟允许,任何个人和组织不能以爱心联盟名义或使用爱心联盟标志设置的募捐箱或宣传广告进行募捐。未经批准,爱心联盟会员、义工、会员单位以个人名义向社会进行募捐,与爱盟无关。
六、募捐活动所得的捐款和物资只能用于爱心联盟工作范围内的助学、公益等非营利性活动和促进爱心联盟的发展。

第八条 档案管理
一、爱心联盟档案是指爱心联盟通过管理及各类活动所形成的对爱心联盟有保存价值的各种文字、文档、图表、图片、视频、报刊杂志等不同类型的历史记录,包括:会员资料、义工资料、贫困学生资料、资助人资料、会议记录、活动记录、活动图片及视频、新闻稿件、合同、报告、批文等。
二、各部门整理各自的档案,然后汇总到爱心联盟秘书处,由专人管理。
三、
建立档案要
详细
,要根据不同类型,按年份分类建档便于查阅。
四、手工填写资料字迹要公正、整洁、详细、清晰。
五、档案要完整、真实。不得伪造。
六、对于会员资料、义工资料、贫困学生资料、资助人资料等重要的档案要实行书面档案和电子档案同时存档,电脑上存储的档案还需全部及时备份到移动硬盘上。
七、档案属于爱心联盟内部资料,要保密,未经允许,任何个人和企事业单位不得泄漏、转载和挪用。违者对所造成的不良法律后果,由其自行承担
八、档案管理部门和相关责任人因工作调动和离职,应将经办的档案向接班部门或责任人交代清楚,并且保密,不得擅自带走、销毁泄露

第九条 网站、论坛管理
一、爱心联盟的网站、论坛以及其它论坛的分版块是爱心联盟的网络宣传平台,由网站管理部管理。
二、任何个人都必须服从和依据《张家界市爱心联盟论坛管理条例》开展工作。
三、网站、论坛设立管理员、超级版主和版主,各职位人数不得超过5位,其职责如下:
管理员:负责网站、论坛的管理与建设;
超级版主:协助管理员管理论坛;
版主:管理本版块的事务。
四、网站资料由秘书处和各部派人管理和录入,未经批准,其它人不得操作。
五、网站、论坛的改版,如与某一部门有关,要与其相关的部门商议,然后报秘书处和主管网站的责任人批准后,方可改版。
六、
网站和论坛管理员、爱心联盟官方
以及
各部门的ID只允许指定专人使用,处理日常工作事务,不得用来闲聊和发布与爱心联盟无关的信息,所有管理人员处理日常事务都要亲力亲为,不准向任何部门或个人泄漏或委托其他人运用其ID处理事务。
七、网站、论坛管理员发现公司网站、论坛被病毒、黑客袭击、有大量违规违法广告和信息或发现网站运行不正常,应及时处理。会员、义工发现以上情况也应及时通知管理员。

第十条 印章管理
一、爱心联盟印章一共有两个,一个是爱心联盟公章,一个是财务专用印章,爱心联盟公章由会长或经会长委托的办公人员保管。财务印章由财务物资部
指定专人
保管和使用

二、
爱心联盟公章主要用于爱心联盟的
公务活动需要
,财务印章主要用于
财务活动需要,
两个印章各有所用,不能错用,否则视为无效。
三、印章保管人要树立高度的责任心,保证印章保管和使用的安全。除会长同意外,不得擅自转交他人代管;
四、印保管人应对文件内容予以核对,经核对无误的,并经审核的会长或副会长同意后方可盖章;
五、未经会长同意,不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明等上盖章。
六、出差原则上不许带印章,对确需将章带出使用的,应向会长提交《印章使用报告》,并经监事会主任审核同意后,由两人以上共同前往,方可携带使用。
七、已盖章的文件若不能使用,必须交回秘书处销毁。
八、爱心联盟印章只适用于与爱心联盟相关事物任何个人不得从事有损爱心联盟利益之行为,否则将追究其法律责任。
九、废止缴销遗失印章时应由印章保管人员填写《印章废止申请单》,向会长提出申请,并经监事会主任审核后,立即在论坛上和登报申明。
十、制作印章或更换印章时应由应由秘书处填写《印章制发申请表》,向会长提出申请,并经监事会主任审核后,派专人负责制作。


第十一条 附则
一、修改本制度需经张家界市爱心联盟理事会审议通过。
二、张家界市爱心联盟理事会拥有本制度的解释权。
三、本制度至2013年7月7日起开始实行。
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发表于 2013-10-4 00:33:01 | 显示全部楼层
:张家界市爱心联盟工作管理制度  看到这 可笑
爱心联盟只是一个组织·一个机构·他不是一个企业·一个单位·
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发表于 2013-12-4 19:50:35 | 显示全部楼层
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